خلاصه کتاب Rework بخش دهم: جلسات کمتر، کار بیشتر
جلسات کاری اغلب به یکی از بزرگترین عوامل اتلاف وقت در سازمانها تبدیل میشوند. بسیاری از شرکتها ساعتهای زیادی را در جلسات غیرضروری میگذرانند، درحالیکه میتوانند همان زمان را صرف انجام کارهای مهمتر کنند. در این فصل از کتاب Rework، یاد میگیریم که چگونه جلسات را کاهش دهیم و بهرهوری را افزایش دهیم.
جلسات اغلب بیفایده هستند
بیشتر جلسات بدون هدف مشخص برگزار میشوند و نتیجهای جز اتلاف وقت ندارند. در بسیاری از موارد، موضوعاتی که در جلسات مطرح میشوند، میتوانند از طریق پیام یا ایمیل حل شوند.
چه باید کرد؟
- قبل از تنظیم جلسه، بپرسیم که آیا واقعاً به آن نیاز داریم؟
- اگر موضوع را میتوان با ایمیل یا پیام حل کرد، جلسه را حذف کنیم.
- جلسات را فقط برای مسائل مهم و ضروری برگزار کنیم.
جلسات را کوتاه و متمرکز برگزار کنیم
اگر جلسات ضروری باشند، باید بهگونهای برنامهریزی شوند که کمترین زمان را بگیرند و بیشترین بازدهی را داشته باشند.
چه باید کرد؟
- جلسات را به ۳۰ دقیقه یا کمتر محدود کنیم.
- دستور جلسهی مشخصی داشته باشیم تا بحثها از مسیر اصلی خارج نشوند.
- فقط افراد ضروری را به جلسه دعوت کنیم.
تصمیمگیری را سریعتر انجام دهیم
بسیاری از جلسات صرف تصمیمگیریهایی میشوند که میتوانستند سریعتر انجام شوند. اگر فرآیند تصمیمگیری را بهینه کنیم، نیازی به جلسات طولانی نخواهد بود.
چه باید کرد؟
- قبل از جلسه، دادههای موردنیاز را جمعآوری کنیم تا زمان تصمیمگیری کاهش یابد.
- اگر تصمیمی نیاز به جلسه ندارد، مستقیماً آن را اعلام و اجرا کنیم.
- از ابزارهای دیجیتال برای جمعآوری نظرات و گرفتن تصمیمات سریع استفاده کنیم.
جلسات ایستاده برگزار کنیم
تحقیقات نشان میدهند که جلسات ایستاده کوتاهتر و پربازدهتر از جلسات معمولی هستند. اگر لازم است جلسهای برگزار کنیم، بهتر است آن را بهصورت ایستاده انجام دهیم.
چه باید کرد؟
- جلسات را ایستاده برگزار کنیم تا افراد سریعتر به نتیجه برسند.
- از نشستنهای طولانیمدت و جلسات خستهکننده جلوگیری کنیم.
- تمرکز جلسه را روی حل مسئله نگه داریم، نه بحثهای غیرضروری.
جلسات پیوسته را حذف کنیم
برخی از شرکتها جلسات هفتگی یا ماهانهی بیهدف برگزار میکنند که هیچ تأثیر واقعی در روند کار ندارند. اگر جلسات تکراری کمکی به پیشرفت نمیکنند، بهتر است آنها را حذف کنیم.
چه باید کرد؟
- جلسات هفتگی و ماهانه را تنها در صورت نیاز برگزار کنیم.
- در پایان هر جلسه، تصمیم بگیریم که آیا جلسهی بعدی واقعاً ضروری است یا نه.
- بهجای جلسات متداول، از ابزارهای ارتباطی سریع و آنلاین استفاده کنیم.
چگونه جلسات را کاهش دهیم و بهرهوری را افزایش دهیم؟
- قبل از تنظیم هر جلسه، بررسی کنیم که آیا راه سادهتری برای حل موضوع وجود دارد.
- جلسات را کوتاه، متمرکز و با تعداد افراد حداقلی برگزار کنیم.
- بهجای جلسات طولانی، از روشهای سریعتر برای تصمیمگیری استفاده کنیم.
- در صورت امکان، جلسات را ایستاده برگزار کنیم تا سریعتر به نتیجه برسیم.
- جلسات پیوسته و غیرضروری را حذف کنیم و فقط جلسات ضروری را نگه داریم.